2018年3月30日 Q&A 2547 views
編集会議で意見や案が出てこない
Q. 編集委員体制を組んでいますが、肝心の会議でなかなか意見や案が出てきません。どうしたら活性化できるでしょうか？
A. 前もって会議で何を決めたいかの議題を周知する、事前記入シートをシェアするなどの仕切りのテクニックを紹介します。
編集会議を活気があり、意見や企画がたくさん出てくるものにするために、担当者様が出来ることを紹介します。
- 1事前に議題を関係者に周知する
編集会議の開催が決まったら、会議の参加者に対して、前もって当日のアジェンダ（議題）を送りましょう。一週間前くらいに伝えると良いでしょう。その会議のゴールと、そのために各自に考えてきてもらいたいことを明確に伝えることがポイントです。
- 2「編集会議事前記入シート」の配布
議題がアイディアや意見を出してもらう必要があるものであれば、議題周知時に、あわせて「編集会議事前記入シート」を配布し、記入したものを持ち寄ってもらう方法も有効です。共同編集できるオンライン・ドキュメントを用意しても良いでしょう。記入箇所を分かりやすく、作業が煩雑にならない工夫をしましょう。会議の数日前に個別の声がけをしたり、前日にリマインドメールを送るなどすると、参画率が上がります。
- 3当日は全員に発言してもらう
当日、司会進行者は、できるだけ参加者全員の発言を促し、またそのコメントに対して相互に意見を述べられるような進行をしましょう。一度も発言しない人は会議参加の意義を感じにくいものです。また、全体に対する問いかけには黙っている人も、指名すると貴重なアイディアを出してくれることもあります。
◆事前に送った議題についての「ラウンドテーブル」（順番に一人づつ、全員意見を言う）を行う場合は「一人３分くらいで」と制限を明示して進行にメリハリをつけます。
◆たくさんのアイディア出しをする「ブレイン・ストーミング」、様々視点を一つに集約していく「ワールドカフェ」などのファシリテーション手法も、皆に発言の機会を促し、会議のマンネリを打破するのに有効です。方法論はネットで調べられますので、生き生きした紙面を作るために学びを深めましょう。
