2018年3月30日 Q&A 1339 views
校了・発行日が毎回ズレる
Q 余裕をもってスケジュールをたてても、最期の最期でくつがえされて校了・発行日がずれることが多いです。
A 社長確認や役員稟議などの重役確認には特に長めの時間を設けましょう。十分な余裕をもった計画のポイントを紹介します。
社内報は基本の発行サイクルが決まっているものですが、多くの担当者が校了日・発行日を守ることに苦心しています。ここでは、スケジュールの遅延防止の主なポイントを紹介します。
- 1PDCAを回す
余裕を持ったスケジュール設計をしていても、想定通りに誌面作成が進まず、校了日や発行日が発行日がずれ込んでしまうということは、珍しいことではありません。その場合重要なのは、遅れた原因をしっかり特定して再発防止の手立てを練ることです。
- 誌面制作の工程はしっかり分解してもれなく把握していましたか？
- それぞれの工程に対して、適切な期間が設けていましたか？
- 作業時間だけでなく、各工程に関わる稟議フローや部内チェックの時間も想定できていましたか？
毎回、ズレの生じたポイントを確認してスケジュール精度を上げていきましょう。
さまざまな社会情勢の変化や、自然災害の発生、急な社長交代などの突発的な出来事によって誌面の変更を余儀なくされることも、往々にして発生します。予期せぬ事案にも臨機応変に対応するために重要なのが、日々の進捗管理です。スケジュールは一度作って終わりではなく、日々の変化をこまめに反映していきましょう。
- 2発行日からの逆算で余裕を持った計画を立てる
社内報の制作期間は、一般的にはおよそ3カ月程度を見込めば安定したスケジュールが組めます。従って、四半期に一度以下の発行ならば、前の号を出したら次の号に着手でよいのですが、それより頻度の高い毎月・隔月発行等の場合は、各号の発行日から逆算で制作工程を組みましょう。例えば、６月号の発行は３月から、７月号の発行は４月から着手するというように、先取り・重複もありで進行管理することで、余裕をもった制作が出来ます。公休日や会社の主要イベントも押さえ、1年分の全体スケジュールをあらかじめ用意したうえで、随時、気付きなどを反映していくと良いでしょう
- 企画毎のスケジュールを一元管理する
プロジェクトマネジメントが上手な担当者様は、必ず、企画スケジュールをそれぞれ個別に管理しています。例えば、同じページ数の文章の企画でも、寄稿で作る場合と取材執筆して作る場合とでは、必要な工程や重点の置きどころが全く異なります。
- 寄稿企画の場合
誰にどんな内容の寄稿を依頼するかの見極めや、依頼までの下準備が非常に重要です。快く応じてもらうためにしっかりした「寄稿依頼書」を用意しましょう。また、締め切りまでに気持ちよく原稿を送ってもらえるよう、適切なリマインドの仕方やタイミングなども工夫しましょう。
- 取材・執筆企画の場合
取材日確定や執筆内容確認に要する時間は対象者によって大きく異なります。
特に社長取材などは調整に時間を要することもあるので、早め早めの手配をしましょう。
エクセルで日程管理を自作する場合、以下サンプル図のように、縦（行）に日・曜日、横（列）に企画を配置してそれぞれに取材日程を立てる方法が一覧性も高く、おすすめです。
【図A】
「最後の最後でちゃぶ台返しにあう」というのも、よくある悩みです。関係者の合意を得て作りこんだ誌面を、いざ上に確認したら「全く違う」と突き返されて、大幅な作り直しが発生するというケースです。そのような打撃をうけないようにするためには、まずは誌面の手書きラフやデザインサンプルを基にこまめに上司とすり合わせを行い、初稿制作の段階から、方向性を揃えていくことです。また、それぞれの企画毎の稟議スケジュールの押さえかたにも気をつけましょう。最終的な社長確認や役員稟議は承認のみで済むケースも多いですが、 修正指示があることを前提として、必ず、校了日前に現実的な（最低でも2日間の）修正期間を設けましょう。
